Veranstaltungen planen und dokumentieren – mit Wekan

Screenshot einer Veranstaltungsplanung in Wekan als Liste und Termin-Übersicht
Zweckentfremdet, aber geht gut:
mit dem Kanban-Board Wekan kannst du sogar gemeinsam Veranstaltungen planen und dokumentieren. Dabei helfen dir Bilder, Texte, farbige Label, Swimlanes für Räume und sogar eine Termin- oder Kalender-Übersicht.

Mit dem digitalen Kanban-Board Wekan lassen sich nicht nur Aufgaben und Projekte managen – auch Veranstaltungen kannst du damit planen!

Zugegeben: dafür ist Wekan eigentlich ein bisschen zweckentfremdet…
Aber wer gesehen hat, wie andere Board-Dienste verwendet werden, wird sich hier kaum erschrecken. Vor allem bietet Wekan wirklich nützliche Features dafür!

Wir haben dazu mal ein Testboard für eine fiktive mehrtägige Veranstaltung angelegt:

Wichtig:
Damit die Veranstaltungsplanung öffentlich sichtbar ist, muss das Board ebenfalls öffentlich sichtbar sind!

Umsetzung

Tagesplan mit Listen:
Pro Tag der Veranstaltung nutzen wir hier eine Liste von “Aufgaben”. Die einzelnen Listen sind nach den Tagen benannt bzw. können mit Datum beschriftet werden.
Unterschiedliche Räume / Orte mit Swimlanes:
Um bei mehreren Veranstaltungs-Räumen den Überblick zu behalten, lassen sich die Swimlanes nutzen. Jede Swimlane steht dabei für einen Raum, in dem an den verschiedenen Tagen (Liste) Veranstaltungen eingetragen werden können.
Workshops beschreiben mit Markdown:
Jeder Workshop ist eine “Karte” (bzw. “Aufgabe”). Für Beschreibungstexte lässt sich Markdown-Syntax nutzen. Damit lassen sich die Texte mit einfachen Formatierungen, wie **fett** und *kursiv* versehen. Außerdem lassen sich Links ([Bezeichnung](https://www.adresse.de)) setzen oder Listen erstellen.
Bilder:
Um einzelne Veranstaltungen zu bebildern, kann ein Screenshot erstellt werden, der beim Datei-Upload zu einer Karte aus der Zwischenablage eingefügt werden kann (Strg+v). Damit erscheint das Bild direkt über der Beschriftung von Workshops.
Zeiten für den Ablaufplan / Kalender einstellen:
Start- und Endzeiten der Workshops sind als Start- und Fälligkeitsdatum eingestellt. Damit tauchen die Zeiten der Workshops und ihr Titel (eigentlich also die Aufgaben und deren Daten) später in der Kalender-Ansicht auf. Einziger Nachteil: in der Listen-Ansicht des Kalenders steht leider “Fällig” hinter den Terminen.
Themen und Schwerpunkte labeln:
Für unterschiedliche “Tracks” oder Themenschwerpunkte bei Veranstaltungen lassen sich die Labels von Wekan nutzen. Jedes Label kann mit einer Farbe versehen werden. Das erleichtert die Navigation während der einzelnen Tage und die Workshops lassen sich in der Ansicht “Filter” nach Themen filtern.
Materialien:
einzelne Dateien und Dokumente lassen sich als Dateien einem Workshop (also einer Karte) hinzufügen.

Tipp:
Für größere Dateien kann dabei auch z.B. ein Link via Seafile genutzt werden. Links können hier auch für einen bestimmten Zeitraum freigegeben werden.

Suchen & Finden:
Nach einem entsprechenden Label oder einer Person lässt sich in den Filtern oder in der Suche stöbern. Alternativ kann über die Suche auch einfach normaler Text eingegeben werden.

Pro & Contra

  • Pro:
    • tolle Filter-Funktionen erleichtern die Übersicht über eine Veranstaltung
    • Inhalte können gut aufbereitet präsentiert werden
    • Zusammenarbeit an einem Board möglich (sofern ein Zugriff auf Wekan über die Uni besteht)
    • Kalender-Ansicht lässt sich als Programmübersicht nutzen: entweder als Kalender-Ansicht für Tage oder Tabelle aller Termine
    • Swimlanes könnten z.B. für unterschiedliche Räume an den Tagen genutzt werden
    • Dateien können hochgeladen werden (bleiben aber bei der Uni / innerhalb der EU); große Dateien lassen sich über Uni-interne Infrastruktur (Seafile) teilen
  • Contra:
    • für die gemeinsame Bearbeitung des Boards ist ein Account bei der Uni Bremen nötig
    • kein eigenes Hintergrundbild möglich

https://onlinetools.zfn.uni-bremen.de


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