Praktikum bei der Stiftung für deutsch-polnische Zusammenarbeit (SdpZ) / Fundacja Współpracy Polsko- Niemieckiej (FWPN) in Warschau

Im Rahmen meines Studiums der Integrierten Europastudien an der Universität Bremen habe ich in der Zeit vom 02. Oktober 2017 bis zum 02. Januar 2018 mein obligatorisches Praktikum bei der Stiftung für deutsch-polnische Zusammenarbeit (SdpZ) in Warschau absolviert.

Schon zu Beginn meines Studiums war für mich klar, dass ich nach Möglichkeit mein Praktikum sowie mein Auslandssemester in Polen absolvieren möchte. Nach meinem verpflichtenden Auslandssemester im Wintersemester 2016-2017 in Breslau verfestigte sich dieser Wunsch. Ich habe mich explizit für ein Praktikum in Polen entschieden, da mein Schwerpunkt des Studiums des interdisziplinären Studiengangs der Integrierten Europastudien auf Osteuropa, insbesondere auf Polen liegt. Ein weiterer Auslandsaufenthalt würde mir erlauben meine Polnischkenntnisse weiter zu verbessern und des Weiteren die polnische Kultur und Geschichte näher kennenzulernen.

Auf die Ausschreibung des Praktikums bin ich durch meine Freundin aufmerksam geworden, die diese in ihrer Alumni-Gruppe des Kultur-Freiwilligendienstes, kulturweit, gelesen hatte und mich daraufhin über die Praktikumsstelle informierte. Die Ausschreibung hat mich angesprochen, daraufhin habe ich meinen Lebenslauf und das Motivationsschreiben eingereicht und zwei Wochen später begann ich das Praktikum in Warschau. Meine Erwartungen an das Praktikum waren hauptsächlich der Einblick in den Aufbau einer Stiftung und die wesentlichen Stiftungstätigkeiten, insbesondere das Projektmanagement. Zum ersten Mal in Kontakt kam ich mit der SdpZ durch den Verein Gemeinschaft für studentischen Austausch in Mittel- und Osteuropa e. V. (GFPS), mit deren Förderung ich mein Auslandssemester in Breslau absolvieren konnte. Ein Förderer der GFPS ist die SdpZ, was bedeutet, dass die GFPS regelmäßig Förderungsanträge bei der SdpZ einreicht. Daher war dies von besonderem Interesse für mich, wie die konkrete Projektbearbeitung aussieht.

Ich denke, dass mich mein Studium in Breslau und der Polnischsprachkurs an der Universität Bremen gut auf das Praktikum vorbereitet haben, da ich meine Sprachkenntnisse verbessern und ein hohes Sprachniveau erreichen konnte, welches ein Bewerbungskriterium der Stiftung war.

Doch was ist die SdpZ? Wofür ist die Stiftung zuständig? Was sind ihre Aufgaben und Tätigkeiten? Womit beschäftigt sich die SdpZ?

Diese Fragen hoffe ich, im Folgenden beantworten zu können.

2. Vorstellung der Stiftung
Die Stiftung existiert seit über 25 Jahren und hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Beziehung zwischen Deutschland und Polen zu fördern. Die SdpZ ist der Überzeugung, dass Polen und Deutsche als Partner durch gemeinsames Handeln zu einem modernen, friedlichen und sozial gerechten Zusammenleben in der Europäischen Union beitragen. In dem vergangenen Vierteljahrhundert wurden fast 15.000 gemeinsame Projekte finanziert insbesondere werden Bildungsprojekte unterstützt, die das Wissen über Deutschland und Polen erweitern oder die deutsche und polnische Sprache fördern, sowie den wissenschaftlichen Dialog, Kunst und Literatur. Mit dem Ziel, die bilateralen Beziehungen zu stärken. Die Stiftung hat ihren Hauptsitz in Warschau sowie eine Zweigstelle in Berlin.

Die SdpZ unterstützt Projekte, im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen den polnischen und deutschen Institutionen, diese können aus verschiedenen Bereichen stammen. Die Fördertätigkeit der SdpZ hat folgende Schwerpunkte: Gesellschaft, Wirtschaft, Umwelt, aus dem Bildungsbereich, den Medien und der Öffentlichkeit, der Wissenschaft, der Kultur sowie Wettbewerbe und Stipendienprogramme. Mit zum Beispiel Studienreisen, Publikationen und Debatten möchte die Stiftung konkrete Impulse für die bilateralen Beziehungen geben.

3. Meine Tätigkeitsbereiche und Aufgabenfelder
Zu Beginn meines Praktikums wurde ich über die Stiftungstätigkeit informiert. Ich war in der Abteilung der Projektkoordinatorin und Sachbearbeiterin Neuer Medien und Außenkommunikation untergebracht.

Zu meinen Hauptaufgaben gehörte unter anderem die Bearbeitung der eingehenden Projektanträge, die vorläufige Bewertung außerdem die Betreuung des Projekts bis hin zur Projektabrechnung.

Bevor die SdpZ eine Finanzierung gewährt, sind die allgemeinen Kriterien der SdpZ bezüglich der Förderung eines Projektes zu beachten einschließlich deren inhaltliche Bewertung:
Kann das Projekt gefördert werden, da es zu dem Förderbereich zählt?

• Trägt das Projekt zur Qualitätssteigerung der deutsch-polnischen Beziehungen bei (betrifft es wichtige und aktuelle Themen, hat Einfluss auf die Wahrnehmung Deutschlands in Polen oder Polens in Deutschland)?
• Trägt das Projekt zum Ausgleichen der Defizite in den deutsch-polnischen Beziehungen bei (Bereiche / Themen / Kreise, die bislang noch nicht miteinander verbunden waren / Akteure, die bisher miteinander nicht zusammengearbeitet haben).
• An welche Zielgruppe richtet sich das Projekt? Handelt es sich hierbei um eine Zielgruppe, welche die SdpZ besonders ansprechen möchte (wie etwa Berufsgruppen, junge Erwachsene durch Bildungsprojekte, Multiplikatoren durch Studienreisen und Konferenzen.
• Ist das Projekt wichtig für Polen und Deutschland, auch im europäischen Kontext (wichtige europäische, nationale oder regionale Fragestellungen)?
• Welchen Mehrwert gibt es?
• Ist eine Kontinuierung geplant wenn ja, in welchem Ausmaß?

Ergänzend fließen als weiteres Kriterium die geplanten Werbemaßnahme für das Projekt mit ein. Dies bedeutet:

• Werden unterschiedliche polnische sowie deutsche Medien genutzt, u. a. Print-, Hörfunk, Fernsehen, Internet?
• Besteht die Möglichkeit einer zusätzlichen Werbung auf der Homepage / Facebook durch die SdpZ?
• Wird die Werbung an die neue Zielgruppe gerichtet, d. h. wird ein neues Publikum gewonnen?
• Kommt es zur Popularisierung der Projektergebnisse bei einer neuen Zielgruppe?

Die Zuschussanträge werden online im OSA-System auf der Homepage der SdpZ von den Antragsstellern eingereicht. Bei der Bearbeitung ist darauf zu achten, dass jeweils ein deutscher sowie ein polnischer Projektpartner gegeben sind. Des Weiteren müssen die Projekte zu einem der Schwerpunktfelder: 1. Gesellschaft, Wirtschaft, Umwelt 2. Bildung 3. Medien, Öffentlichkeit 4. Wissen 5. Kultur gehören. Stimmt das Projekt mit den Statuten der SdpZ überein, wird entschieden, inwieweit sich die SdpZ in dem Projekt engagiert.

Nachdem die Projektanträge bei der Stiftung eingegangen sind, wurden diese von mir überprüft und bearbeitet. Folglich fertigte ich die Projektbeschreibungen in deutscher oder polnischer Sprache an. Darüber hinaus wird der Kostenkalkulationsplan daraufhin überprüft, ob die Kosten nicht über- oder unterschätzt wurden und welche Kosten die Stiftung tragen soll und welche nicht finanziert werden können. Die SdpZ trägt nicht alle Projektkosten, wie z. B. Literaturübersetzungen, Administrationsarbeit und die Buchhaltung. Darüber hinaus fließt in die Bewertung mit ein, viele Male der Antragssteller bzw. das Projekt bisher unterstützt worden sind. Nach eingehender Überprüfung des Kostenkalkulationsplans gebe ich persönliche Vorschläge und Empfehlungen zu dem jeweiligen Projekt ab.

Dies sieht wie folgt aus:

• Das Büro schlägt vor, das Projekt bis zu … PLN/EUR zu unterstützen.
• Das Büro schlägt vor, das Projekt bis zu … PLN/EUR unter der Bedingung … (z.B. eines größeren Engagements des deutschen Partners) zu unterstützen.

Oder

• Das Büro schlägt vor, das Projekt nicht zu unterstützen.

Der von mir bearbeitete Antrag wird dann an die Direktion weitergeleitet. Daraufhin sichtet die Direktion den Antrag und abschließend entscheidet diese über die Annahme oder Ablehnung des Projektes. Erteilt die Direktion einen positiven Bescheid, wird das Projekt unterstützt. Es erfolgt die Aufstellung eines fixen Kostenplans und gegebenenfalls die fachliche Betreuung seitens der SdpZ sowie die Beratung und Beaufsichtigung bei der Durchführung des Projekts.

Die Stiftung fördert Projekte bis zu 20.000 € / 80.000 PLN und bis zu maximal 60 % der Projektkosten. Dies bedeutet, dass der Antragssteller gegebenenfalls die weiteren Kosten selber trägt, bzw. es weitere Sponsoren gibt, welche auf dem Kalkulationsplan aufgeführt werden.

Nach der Projektdurchführung erfolgt der Projektabschluss, wozu auch der Rechnungsabschluss gehört, mit sorgfältiger Überprüfung der eingereichten Rechnungen und Abrechnungen. Dazu gehören beispielsweise Lohnzahlungen, Raummieten und Hotel- und Transportbelege. Sind die Unterlagen korrekt, nachvollziehbar und vollständig, leiten wir die Information an die interne Buchhaltung weiter, die die Überweisung des Fördergeldes veranlasst.

Zu meinen weiteren Aufgaben gehörte u. a. das Schreiben, Übersetzen und Korrekturlesen von Projektberichten, Pressemitteilungen, Protokollen und anderen Texten in deutscher und polnischer Sprache.

Für die Stiftungshomepage und die Facebook-Seite erstellte ich häufig Kurzbeiträge zu den aktuellen Stiftungstätigkeiten, Aktivitäten und Projekten. Ich unterstütze bei der Planung und Vorbereitung der „Deutsch-Polnischen Medientage“, welche zum elften Male stattfinden. Des Weiteren gehörten auch thematische Rechercheaufgaben für dieses Projekt sowie die Kommunikation mit den deutschen und polnischen Projektpartnern und Journalisten zu meinem Aufgabenfeld. Ferner unterstützte ich bei der Organisation des 21. Deutsch-Polnischen Tadeusz- Mazowiecki-Journalistenpreises, dem Projekt der Deutsch-Polnischen Gärten sowie weiterer Projekte der SdpZ, denn abgesehen von externen Projekten fördert und organisiert die SdpZ zudem auch stiftungseigene Projekte wie, z. B. die Junge Redaktion und die oben genannten Deutsch-Polnischen Gärten in Warschau. Zudem besuchte ich Veranstaltungen, die im Rahmen der Stiftung organisiert oder mitfinanziert wurden wie, z. B. Theateraufführungen, einen Literatur Stand-up, Lesungen, Gesprächs- und Diskussionskreise sowie Kunstausstellungen.

4. Reflexion und Fazit
Zusammenfassend kann ich sagen, dass ich während meines Praktikums einen vielfältigen Einblick in den Tätigkeitsablauf und den Aufbau einer Stiftung erhalten habe. Es war für mich interessant im Projektmanagement zu arbeiten, somit wurden meine zuvor geplanten Anforderungen und Erwartungen erfüllt. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es zum Teil eine große Herausforderung sein kann mit diversen Projektpartnern zusammenzuarbeiten, wodurch ich unterschiedliche Arbeitsweisen kennengelernt habe. Ich bin meiner Projektkoordinatorin sehr dankbar, dass sie mich in ihren Tagesablauf integriert hat, mir aber zudem den Freiraum gegeben hat selbstständig zu arbeiten und zeitgleich immer behilflich war. Durch die Bearbeitung der Projekte, den Gesprächen mit den Projektpartnern und Arbeitskollegen konnte ich meine schriftlichen sowie mündlichen Polnischkenntnisse verbessern und mein Fachvokabular erweitern. Ich sehe das Praktikum als Bereicherung für mich persönlich und mein Studium. Ich kann mir durchaus vorstellen, nach dem Studium in einer Stiftung tätig zu werden. Es handelt sich um eine abwechslungsreiche Arbeit, welche sich aus inhaltlichen Bürotätigkeiten und externen Veranstaltungen zusammensetzt. Zudem besteht Kontakt zu Personen aus den unterschiedlichsten Bereichen und Branchen, wodurch die Arbeit sehr vielseitig ist.