Der Countdown läuft: Die Organisation hinter dem Vorstraßenfest

Der Countdown läuft. In eineinhalb Wochen steigt auch in diesem Jahr wieder das „Sommerfest Vorstraße feat. Spittaler Straße„. Noch ist im Innenhof des Wohnheims und der angrenzenden Fleetwiese alles ruhig. (So ruhig wie es in einem Studierendenwohnheim eben sein kann). Damit hier aber am 14. und 15. Juni die zweiundvierzigste Auflage des mittlerweile zum Festival gewachsenen Events stattfinden kann, wird hinter den Kulissen bereits fleißig gearbeitet und geplant. Bereits seit Monaten trifft sich das um die 50 Kopf starke Team regelmäßig um aktuelle Anliegen, wichtige Informationen und Neuigkeiten aus den verschiedenen Aufgabenbereichen zu besprechen und zu diskutieren. Denn auch, wenn die wohl anstrengendste Zeit mit der kommenden Woche noch vor dem Team liegt, müssen viele Dinge schon weit im Voraus geplant werden. Das beginnt bei den Genehmigungen der Stadt, um überhaupt eine solche Veranstaltung austragen zu dürfen. Hier müssen rechtzeitig die nötigen Anträge erstellt und eingereicht werden, damit dem Fest nichts im Wege steht. Auch um Sponsoren muss sich schon Monate vor dem Event gekümmert werden. Da für das Festival kein Eintritt genommen wird, muss es durch die Einnahmen von Essen und Getränken und der Unterstützung von Sponsoren finanziert werden. Denn neben den Kosten für den Einkauf fallen noch unzählige Mieten für die Technik, Kühlwägen, Bühnen, die Security und sonstige Anlagen auf dem Gelände an, ohne die ein einwandfreier und vor allem Gefahren loser Ablauf kaum möglich wäre. Damit die Besucher am Ende nicht vor leeren Bühnen stehen muss auch die Auswahl der 13 Bands rechtzeitig stehen. Hierfür haben Bewohner eigens für das Sommerfest ein eigenes Tool Programmiert, bei dem sich die Bands erst bewerben und die Teammitglieder diese später anhören und voten können. Bei knapp 200 Bands keine leichte Aufgabe. Auch hier ist im Anschluss an die finale Entscheidung über das Line Up viel logistische Planung gefragt. Wer soll wann, wer kann wann spielen? Welche Band kann welche Technik mitbringen, was muss möglicherweise gestellt werden und gibt es genug Schlafplätze für die Künstler?

Je näher das Festivalwochenende rückt, umso mehr Arbeit fällt in anderen Bereichen, den sogenannten Ressorts, an. Ein gutes Vorstraßenfest braucht gute Deko. Und so wird in den Wochen vor dem Fest fleißig gebastelt, gemalt, geschnitten und gesägt, bei gutem Wetter oft auch draußen. Auch die Werbetrommel muss in den Finalen Tagen nochmal ordentlich gerührt werden. Dazu wird sowohl online, auf Facebook und Instagram, sowie offline, mit Plakaten und Stickern, auf das Sommerfest aufmerksam gemacht. Auch für den Bereich Gastronomie wartet jetzt einiges an Arbeit. Die richtige Menge an Essen und Trinken muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein, damit sowohl die Festivalbesucher, als auch die Teammitglieder immer gut versorgt sind.

Wenn das Sommerfest, welches übrigens als kleine Veranstaltung der Bewohner der Vorstraße begann, dann auch zum zweiundvierzigsten mal über die Bühne gegangen ist können die Teammitglieder endlich wieder durchatmen. Doch bis dahin heißt es nochmal Vollgas geben, damit alles so läuft, wie es soll.