Wekan – Aufgaben und Projekte mit Kanban organisieren

von Catharina Berg — Bild: © Catharina Berg / Universität Bremen

Wekan ist ein Open-Source-Kanban-Tool, mit dem Aufgaben und Arbeitsprozesse übersichtlich visualisiert und organisiert werden können. Es unterstützt insbesondere Teams dabei, Aufgaben gemeinsam zu planen, Zuständigkeiten zu koordinieren und den Arbeitsfortschritt transparent nachvollziehbar zu machen. Darüber hinaus eignet sich Wekan auch für die persönliche Arbeitsorganisation.

Aufgaben werden als Karten auf einem digitalen Board dargestellt und je nach Bearbeitungsstand zwischen verschiedenen Spalten verschoben, beispielsweise von „zu erledigen“ über „in Bearbeitung“ bis „erledigt“. So ist jederzeit auf einen Blick erkennbar, welche Aufgaben noch offen sind, woran aktuell gearbeitet wird und was bereits abgeschlossen ist.

Die Kanban-Methode entstand in den 1950er-Jahren im Toyota Production System. Ziel war es, Arbeitsabläufe transparenter zu gestalten und Materialien beziehungsweise Aufgaben genau dann bereitzustellen, wenn sie benötigt werden (Sugimori 2003). Heute wird das Prinzip weit über die Industrie hinaus genutzt, auch im Lehr- und Lernalltag an Hochschulen.

Wofür kann Wekan in der Lehre genutzt werden?

Wekan eignet sich für zahlreiche Anwendungsfälle im Lehr- und Lernalltag. Hier einige Beispiele:

Für Lehrende

• Aufgaben in Lehrendenteams planen und koordinieren: Semesterverläufe, Projektseminare, Prüfungsorganisation oder die Erstellung von Lehrmaterialien gemeinsam organisieren
• Lehr-Lern-Prozesse strukturieren: Aufgaben, Meilensteine und Feedbackphasen in Seminaren oder projektorientierten Lehrveranstaltungen transparent darstellen
• Studentische Gruppenarbeiten begleiten: Arbeitsfortschritte der Gruppen sichtbar machen, Meilensteine verfolgen und bei Bedarf gezielt unterstützen
• Abschlussarbeiten begleiten: Bearbeitungsstand von Bachelor-, Master- oder Forschungsprojekten nachvollziehen und Betreuungsschritte koordinieren

Für Studierende

• Persönliche Aufgaben und Fristen organisieren: To-dos verwalten, Prioritäten setzen und Abgabetermine im Blick behalten
• Gruppenprojekte koordinieren: Aufgaben verteilen, Zuständigkeiten festlegen und den gemeinsamen Arbeitsfortschritt verfolgen
• Haus- und Abschlussarbeiten planen (allein oder im Team): Arbeitsschritte strukturieren, Meilensteine festlegen und den Bearbeitungsstand dokumentieren
• Lern- und Prüfungsvorbereitung strukturieren: Lernaufgaben planen, Materialien organisieren und den eigenen Lernfortschritt nachvollziehen

Wie ist ein Kanban-Board in Wekan aufgebaut?

Das Board besteht aus folgenden grundlegenden Elementen:

• Swimlanes unterteilen ein Board in verschiedene Bereiche
• Spalten stellen den Bearbeitungsstand einer Aufgabe dar, beispielsweise „offen“, „in Bearbeitung“ oder „erledigt“
• Karten repräsentieren einzelne Aufgaben

Wie funktioniert die Arbeit mit Wekan?

Wekan unterstützt die Zusammenarbeit in Teams, indem alle Beteiligten auf einem gemeinsamen Board arbeiten und den Bearbeitungsstand von Aufgaben jederzeit nachvollziehen können. Damit Personen zu einem Board eingeladen werden können, müssen sie sich zuvor mindestens einmal bei Wekan angemeldet haben. Teammitglieder können Karten per Drag & Drop zwischen Spalten verschieben. Dadurch ist jederzeit sichtbar, welche Aufgaben offen sind, woran aktuell gearbeitet wird und was bereits erledigt wurde. Die Spalten können individuell benannt werden und können auch anderen Logiken als dem strukturierten Prozessablauf folgen.

Aufgaben (Karten) lassen sich zudem einzelnen Personen zuweisen und mit Beschreibungen, Checklisten, Anhängen oder Fälligkeitsdaten ergänzen. Eine Kommentarfunktion ermöglicht den direkten Austausch zu einer Aufgabe, ohne auf andere Kommunikationswege ausweichen zu müssen.

Zur besseren Organisation können Aufgaben zudem mit Labels kategorisiert werden und die Einrichtung einer Vorlage unterstützt bei wiederkehrenden Aufgaben. Rollen und Berechtigungen sorgen dafür, dass Boards gemeinsam genutzt und gleichzeitig passend verwaltet werden können. 

Im Übrigen entspricht Wekan den Maßgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den Datenschutzanforderungen der Uni Bremen. 

Literaturangaben

Sugimori, Y. (2003). Toyota-Produktionssystem und Kanban-System: Materialisierung von Just-in-Time-System und Respekt für den Menschen. In M. Lewis (Hrsg.), Betriebsmanagement: Vol. 2 (S. 91–104). Routledge.