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Trello kann sich trollen…
Hallo zusammen,
im Rahmen der nun kommenden Projektarbeit habe ich mich auch mit Trello auseinander gesetzt, bin aber von dem Konzept nicht überzeugt. Warum?
Aus verschiedenen Gründen, aber zuerst gibt es zwecks besserem Verständnis eine kurze Einführung in die Thematik:
Trello ist ein Projektverwaltungsprogramm, welches auf eine einfache Übersicht und vernetzte Arbeit im Team setzt. Als Grundlage dient das „Board“, welches man sich wie eine Schiefertafel vorstellen kann. Beispielsweise baut man sich ein Board mit Namen „Uni“ oder „Privat“. Jenes kann man nun mit „Cards“ vollhängen (analog würde man z.B. Flip-Chart-Papier für Unterteilungen der Tafel nehmen), beispielsweise eine Card für jedes Seminar oder abzuhaltene Leistung. Nun trägt man alles auf dieser Card ein, seien es Listen (analog Post-Its), Anhänge, Fotos usw. und arbeitet sie ab.
Auf der Trello-Internetseite sieht das Ganze ideal so aus:
- Bürokratischer Riesenakt oder clevere Umsetzung der Planung und Durchführung?
Hier sind alle Freunde oder Arbeitskollegen dabei, Aufgaben sind vergeben (farbige Balken) und man kommuniziert direkt in den Cards über Kommentare oder Chats.
Bei mir sieht das nun so aus:
Wenn man ohne Team arbeitet, wirkt es leicht „einseitig„. Vieles braucht man nicht unbedingt, z.B. die Kommentare oder die Aufgabendelegierung. Aber sei es drum, schreib ich halt mir selbst Kommentare, quasi als Notizersatz.
Doch nun kommt das „aber“: Ich habe nicht herausgefunden, wie man die ganzen protokollierten Einträge ausblendet oder meinetwegen auch löscht. Das ist deswegen auch blöd, weil diese Daten andere Dinge, wie die Kommentare, nach unten drängen (siehe Screenshot) . Aber vielleicht versteckt sich diese Option einfach nur zu gut…
Auch Aufgaben delegiere ich nicht, dies kann zwar noch kommen, aber als alleiniger „Projektarbeiter“ ist einiges überflüssig an diesem Programm. Man muss hierzu allerdings bedenken, dass dieses Tool, wie so ziemlich alle Programme zur Projektverwaltung, für Gruppen gemacht ist und nicht für einen einzelnen Nutzer. Auch die Komplexität und Möglichkeiten orientieren sich immer an Gruppen. Ich denke bei ersterem ist Trello im Mittelfeld zu finden, zwischen einfachen To-Do-Listen wie RTM und komplexen Verwaltungs- und Arbeitsprogrammen wie Bitrix24. Während ersteres z.B. „nur“ Listen zum abhaken bietet, simuliert letzteres einen eigenen Mikrokosmos für Firmen, bestehend aus sozialen Netzwerken, gängigen Verarbeitungstools, Telefonie und eigenen Plug-Ins.
Nun aber zu dem großen Knackpunkt, das, was mich einfach nicht anspricht: das Design. Irgendwie kann ich den ganzen Karten nicht viel abgewinnen und diese Art der Visualisierung ist auch nicht so meins. Außerdem stößt dieses „Kanban“ genannte Prinzip der Boards mit den Cards viel zu schnell an seine Grenzen, denn obwohl schön und einfach in der Übersicht, lässt es schnell an Funktionalität nach bei zunehmend komplexen Aufgaben. Also viel Tiefe kann man nicht nutzen, wobei gerade das für mich ein Projektverwaltungstool ausmachen würde…
Da Google ja bekanntermaßen jedermanns Freund ist, bekam ich mit den Suchbegriffen „Trello Alternative“ einen ganzen Strauß voll Programme. Ausprobiert und hängen geblieben bin ich bei Asana. Prinzipiell ist es wie Trello, nur in Grün, d.h. die Idee der Projektverwaltung, der Arbeitsteilung und der Kommunikation ist die gleiche. Der Aufbau allerdings folgt einer anderen Idee und das sieht meiner Meinung nach viel besser aus.
Hauptaugenmerk dieser Idee ist die Drei-Spalten-Ansicht.
Als Beispiel dient mir hier die Dokumentation über mein bisheriges Projekt in Asana:
Links hat man die Übersicht über alle Projekte. Man kann sie hervorheben, auf privat umstellen usw.
In der Mitte ist die Spalte mit den Einzelschritten des ausgewählten Projektes. Jeder Einzelschritt kann nochmal in Einzelschritten unterteilt werden. Dies wäre die rechte Spalte. Jeder Einzel-Einzelschritt kann terminiert (!) und delegiert werden, neben allgemeiner Beschreibung und To-Do-Listen hat man eine Kommentar-, sowie eine Notizfunktion. Das Beste: man kann die Dokumentation der vorgenommenen Veränderungen löschen, womit sie nicht mehr auftauchen in der Übersicht. Obwohl also auch bei Asana der Fokus auf Teamarbeit liegt, tritt das gefühlt nicht ganz so stark in den Vordergrund wie bei Trello.
Für die Übersicht der zu erledigenden Dinge ist die Ansicht von „My Tasks“ zu empfehlen, wo die Einzelschritte sämtlicher Projekte unabhängig von diesen aufgelistet werden. Auch eine kalendarische Übersicht gibt es und kann man sie in seinem eigenen, privaten Kalender (Google, Ical usw.) einbinden.
Die Einbindung der drei großen Cloudanbieter (Dropbox, Box und Onedrive) ist ebenso wie die Möglichkeit gegeben, Dateien von der lokalen Festplatte hochzuladen.
Hier nochmal ein direkter Vergleich mit identischem Projekt und Tasks in Trello und Asana:
Weitere Pluspunkte würde es noch mit der Einbindung von Apps wie Evernote geben. Jenes nutze ich seit kurzer Zeit für Notizen und alles mögliche (z.B. ist dieser Blogeintrag dort entstanden) und eine Übertragung zu Asana oder eine einfache Verlinkung zu den benötigten Notizbüchern/-zetteln wäre nice.
Fazit:
Ich werde erstmal bei Asana bleiben. Neben den ansprechenderen Hintergründen 😉 finde ich die Übersicht der Projekte und der Tasks besser gelungen als bei Trello, ebenso die etwas tiefere Arbeitweise. Wahrscheinlich finde ich diese Listenansicht einfach besser. Vor allem die Kalenderübersicht finde ich sehr hilfreich, um zu planen etc.
So das war´s. Ich hoffe euch eine gute Alternative vorgestellt zu haben.
Alles an Fragen oder Hinweise usw. bitte in die Kommentare 🙂
Viele Grüße
Marco