Die Firma:
Ich habe mein Praktikum bei ‚The Abbey Group‘ gemacht. Die Firma hat ihren Hauptsitz in Dublin und zwei Büros in London und Edinburgh. The Abbey Group ist eine Tourismusfirma mit verschiedenen Unterabteilungen. Zu der Firma gehört außerdem die Firma ‚Moloney and Kelly‘ welche sich auf Luxusreisen spezialisiert habt. In der Hauptfirma sind die Abteilungen ebenfalls nach Herkunftsländern der Kunden unterteilt. Dementsprechend gibt es eine große deutschsprachige Abteilung, eine französische Abteilung und eine spanische Abteilung. Weil der Kundenkontakt in diesen Abteilungen von sehr großer Bedeutung ist, gibt es in diesen Abteilungen auch immer Muttersprachler der entsprechenden Sprachen.

Die Firma arbeitet zu Teilen direkt mit den Reisenden zusammen, größtenteils wird aber mit anderen Firmen gearbeitet, welche die Reisen dann kaufen und weiterverkaufen. Ich selbst habe in der einzigen Abteilung der Firma gearbeitet, welche nicht direkt etwas mit Tourismus zu tun hat. Das Konferenz und Eventmanagement ist darauf spezialisiert Konferenzen und Events zu organisieren. Diese finden zu Großteil in Dublin und Irland statt, es gibt aber auch immer ein paar die in anderen Ländern stattfinden.

In 2018 zum Beispiel gab es mehrere in England, Schottland, eine Konferenz in Stockholm und Peru. Die Größe der Events schwankt immer und kann zwischen 150 bis hin zu 1.500 Teilnehmern liegen. In einem Jahr organisiert die Firma zwischen 15 und 20 Konferenzen. Dementsprechend ist ein Projektmanager für ca. 3 Veranstaltungen in einem Jahr zuständig. Die PraktikantInnen und das ‚delegate team‘ steht den Projektmanagern bei der Organisation dann zur Seite. Meist arbeiten zwei oder drei Leute zusammen an einer Veranstaltung. Dies kann aber je nach Größe des Events schwanken.

Der Ablauf einer Konferenzorganisation – Mein Arbeitsalltag
Mein Alltag während des Praktikums bestand aus all den verschiedenen Dingen, die für eine Konferenz organisiert werden müssen. Damit Konferenzen überhaupt organisiert werden können, muss die Firma zunächst Kunden für sich gewinnen die Konferenzen veranstalten wollen. Dafür gibt es bestimmte Personen in der Abteilung die für das ‚Business Development‘ zuständig sind. Diese informieren sich regelmäßig welche Konferenzen in dem Jahr davor stattgefunden haben oder für die nahe Zukunft angekündigt sind.

Wenn die Kunden Interesse haben, gibt die Abteilung eine Präsentation in der sich beschreiben, wer die Firma ist und wie sie vorhaben das Event zu organisieren. Wenn sich die Kunden für die Firma entschieden haben, werden die allgemeinen Vorstellungen festgelegt und ein Veranstaltungsort gebucht. Bei großen Konferenzen sind dies Arenen oder Konferenzgebäude, bei kleinen Veranstaltungen werden manchmal nur bestimmte Räume oder ein Teil eines Hotels gebucht.

Wie viel der Veranstaltung von der Firma organisiert wird und wieviel die Kunden selbst machen hängt immer von dem Event ab und davon was die Kunden wollen. Da eigentlich alles inzwischen über das Internet abgewickelt wird, ist die Internetseite, welche für die Konferenz erstellt wird, ein wichtiger Teil der Organisation. Darüber können Teilnehmer ihre Tickets kaufen, das Programm der Veranstaltung einsehen und alle weiteren wichtigen Informationen erlangen.

Als Praktikantin habe ich stets Informationen auf den Webseiten hinzugefügt, neue Seiten erstellt und darauf geachtet, dass die Seiten stets aktuell waren. Ebenso wie eine Webseite wird eine Emailadresse für die Veranstaltung erstellt. Das Beantworten der Emails ist ein Großteil der Arbeit der PraktikantInnen. Interessenten der Konferenz oder Sponsoren haben stets Fragen zu der Konferenz und es war meine Aufgabe diese zu beantworten. Nachdem die Veranstaltungsorte feststehen, alle Wünsche mit den Kunden abgesprochen sind und alles online ist, gibt es viele Dinge, die organisiert werden müssen. Das bedeutet zum Beispiel die Organisation eines Gala Dinners, aber auch Kleinigkeiten wie das Ausdrucken von Schildern. Dinge wie die Webseite, das Programmheft oder Newslettern mit Updates werden von der Konferenzmanagementabteilung inhaltlich erstellt. Danach wird das dann meistens noch der Designabteilung der Firma übergeben. Diese stellt sicher, dass es ein zusammenhängendes Design für jede Veranstaltung gibt und alles professionell aussieht. Ich war wirklich in allen Teilen des Prozesses mit eingebunden. Von der Webseiten- und Newsletter Erstellung, Emails beantworten, Kontakt mit den Sponsoren, das Buchen von Hotels bis hin zu der Arbeit auf den Konferenzen selbst.

Die Konferenz selbst
Die meisten Konferenz dauern zwischen drei bis fünf Tagen. Während dieser Tage müssen stets mindestens drei Leute vor Ort sein. Besonders am ersten Tag sind es meistens noch mehr Leute, da es dann sehr viel zu tun gibt. Die aufwändigste Aufgabe ist es, alle Leute zu Beginn der Konferenz zu registrieren. Dafür sind die Namensschilder schon ausgedruckt und alphabetisch sortiert, aber es kann trotzdem immer wieder vorkommen, dass ein Namensschild fehlt, jemand sich erst vor Ort registrieren möchte, oder auch dass jemand noch nicht bezahlt hat. All das muss dann berücksichtigt werden, während gleichzeitig sehr viele Leute ankommen und möglichst schnell ihr Namensschild erhalten wollen.

Oft kommt es auch vor, dass die Teilnehmer dann noch Fragen zu dem Programm haben und dementsprechend sollte man vorher immer versuchen sich ein bisschen über das Event zu informieren und außerdem liegt jegliches Infomaterial bereit, um dort bei Fragen noch einmal nachgucken zu können. Ebenso stressig wie es zu Beginn einer Konferenz ist, desto ruhig ist meistens die restliche Konferenz. Sobald alle angekommen sind und die Vorträge beginnen, gibt es nicht mehr viel zu tun. Dementsprechend hat für diese Zeit jeder einen Laptop mit welchem man weiter an anderen Aufgaben und Konferenzen arbeiten kann. Trotz der Ruhephasen ist eine Konferenztag allerdings sehr anstrengend. Man muss oft schon gegen sieben oder acht Uhr da sein und kann dann erst gegen sechs/ sieben Uhr abends wieder gehen.

Natürlich ist auch dies sehr abhängig von der Veranstaltung, aber ich war nach ein paar Tagen auf Konferenzen meistens sehr erschöpft und habe mich wieder auf die geregelte Arbeit im Büro gefreut. Trotzdem ist es sehr toll auf einer Konferenz zu sein, die man mit organisiert hat und es ist besonders schön, wenn Leute einen erkennen, weil man mehrmals mit ihnen telefoniert oder geschrieben hat. Das persönliche Feedback und Lob war ein Aspekt, welcher mir sehr gut an der Arbeit gefallen hat. Meistens gibt es bei den Konferenzen auch noch Freizeitaktivitäten und Abendveranstaltungen für die Teilnehmer. Dort mussten wir aber nicht arbeiten und normalerweise ist nur die Projektmanagerin dort gewesen, um sicherzustellen, dass alles richtig abläuft. Ich habe während meines Praktikums bei drei Konferenzen in Dublin und einer Konferenz in Galway gearbeitet. Die allgemeinen Abläufe waren bei allen Konferenzen sehr ähnlich, auch wenn die Themen (unter anderem: Medizin, Tourismus, Architektur) ganz unterschiedlich waren.

Leben in Dublin
Das Negativste an meinem ganzen Aufenthalt war auf jeden Fall die Wohnsituation und die Lebenserhaltungskosten in Dublin. Obwohl mir zuvor gesagt wurde, dass Dublin eine teure Stadt ist, war ich nicht darauf vorbereitet wie extrem die Situation ist. Es gibt so gut wie gar keinen Wohnraum. Im Internet sind viele Betrüger unterwegs und es werden oft Zimmer mit mehreren Betten zu einem Preis von 500 Euro im Monat vermietet. Auch wenn man vor Ort sucht, ist es so gut wie unmöglich ein Zimmer für weniger als ein Jahr zu finden. Ich bin in der ersten Hälfte meines Praktikums bei einer Gastfamilie untergekommen und habe in der zweiten Hälfte das große Glück gehabt das WG-Zimmer von einer anderen Praktikantin übernehmen zu können. Grundsätzlich sollte man davon ausgehen, dass man ungefähr das doppelte wie in Deutschland für ein Zimmer bezahlt. Außerdem ist es so gut wie unmöglich eine Unterkunft im Zentrum zu finden, dementsprechend sollte man auch ein 80 Euro Busticket pro Monat mit einrechnen. Auch Lebensmittel und Cafés/ Restaurants sind ein bisschen teurer als in Deutschland und ich hätte mir das Leben von meinem Praktikumsgehalt ohne die Erasmus Finanzierung und finanzieller Unterstützung von meinen Eltern nicht leisten können.

Fazit
Insgesamt hatte ich eine tolle Zeit in Dublin und kann es jedem nur empfehlen auch mal ein Praktikum im Ausland zu machen. Sechs Monate sind eine gute Zeitspanne, um wirklich in einer neuen Stadt anzukommen und das Arbeitsleben zu erfahren. Ich habe unglaublich viel gelernt während meines Praktikums: Kompetenzen und Fähigkeiten, bei denen ich mir sicher bin, dass sie mir, unabhängig von meinem späteren Beruf, sehr hilfreich sein werden.

 

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