Too much to do?

How to_ ToDo-Listen

Wir schreiben ja immer wieder über verschiedene Themen für euch – und immer wieder landen wir bei einem Punkt, der wichtig zu sein scheint: Aufgaben müssen strukturiert geplant werden und meistens macht man das mit ToDo-Listen.

Ich, Kaya, habe euch im letzten Blogbeitrag und auf Instagram schon gezeigt, wie meine Listen manchmal aussehen. Das war ein ganz schönes Durcheinander! Deshalb habe ich mich auf die Suche nach anderen Systemen gemacht.

Los geht’s!

Wie fange ich an?

Als erstes muss man sich natürlich grob im Klaren sein, was man überhaupt machen muss/will. Vieles schwirrt den ganzen Tag im Kopf rum und all diese unerledigten Dinge machen Druck. Da hilft es, sich hinzusetzen und erstmal alles aufzuschreiben, was einem in den Kopf kommt. Das muss auch noch nicht sonderlich sortiert sein. Um Ordnung wird sich später gekümmert. Da fallen einem dann doch meistens noch mehr Sachen ein, die man noch schaffen muss.

Mein erster Ansatz war, mir für jeden Themenbereich/jedes Projekt eine eigene Farbe zu suchen. Mit diesen Farben habe ich markiert, was noch ganz dringend in dieser Woche passieren muss. Dadurch war Dringlichkeit hervorgehoben, aber ich konnte auch sehen, wo ich noch am meisten zu tun habe. Die erste Überforderung wich dann der Klarheit, dass manches noch eine Weile Zeit hat. Und wenn einmal alles aufgeschrieben ist, muss man sich auch nicht mehr so große Sorgen machen, es zu vergessen – vorausgesetzt man wirft regelmäßig einen Blick auf die Liste. Bei allem, was dringend in den nächsten Tagen erledigt werden musste, habe ich noch groß dran geschrieben, an welchem Tag ich das am besten machen kann. Das hat mir geholfen, weil ich so nicht mehr jeden Tag vor einen großen Berg an Aufgaben saß, sondern konkret wusste, was zu tun ist.

Das sah aber immer noch etwas bunt und durcheinander aus, deshalb habe ich mich nach weiteren Methoden umgeschaut. Im Endeffekt ist die Umsetzung aber immer ähnlich.

Schritt 1: Aufgaben sammeln.

Bevor es losgehen kann, müssen natürlich alle ToDos aufgeschrieben werden. Da ist es wichtig, immer am Ball zu bleiben, um nicht komplett überfordert von der Arbeitsflut zu werden.

Schritt 2: In Kategorien einteilen.

Je nach Methode funktioniert das unterschiedlich. Meistens sind es verschiedene Techniken der Priorisierung. Dazu kommt unten mehr.

Schritt 3: Abarbeitung der Aufgaben.

Das ist je nach Methode ebenfalls unterschiedlich. Ich stelle heute zwei verschiedene vor. Wenn euch das aber noch mehr interessiert, kann da in Zukunft natürlich auch noch ein zweiter Teil folgen.

Schritt 3.1: Konzentriert bei der Sache bleiben.

Das fällt oft ganz schön schwer. Dazu kommt aber auch bald noch ein Beitrag. Versprochen!

 

Die Eisenhower-Matrix

Bei dieser Methode werden Aufgaben in 4 Kategorien eingeteilt. Dabei soll die Frage: Was passiert, wenn ich die Aufgabe nicht erledige? hilfreich sein. Sie sind alle ähnlich betitelt, aber haben klare Unterschiede.

Kategorie A: wichtig und dringend

Wenn Aufgaben dieser Kategorie nicht (rechtzeitig) bearbeitet werden gibt Ärger, andere können nicht weiterarbeiten usw. Dazu zählen z.B. Deadlines innerhalb der nächsten Tage oder Zwischenziele einer Teamarbeit, auf die sich andere verlassen.

Diese Aufgaben haben höchste Priorität und sollten sofort erledigt werden bzw. natürlich, nachdem du alles kategorisiert hast.

Kategorie B: Wichtig, nicht dringend

Diese Aufgaben haben keine Deadline oder eine, die in fernerer Zukunft liegt. Sie müssen rechtzeitig geplant werden, sonst landen sie in Kategorie A. Also lieber regelmäßig abarbeiten, um unnötigen Stress zu vermeiden.

Kategorie C: Dringend, nicht wichtig

Diese Aufgaben, kann man an andere delegieren, sofern man weiß, dass jemand mehr Kapazitäten hat oder sowieso schon an etwas Ähnlichem arbeitet. Oft muss man sie aber bei sich selbst dazwischenschieben. Für diese Kategorie fehlen mir aber klare Beispiele und sie fühlt sich etwas schwammig an.

Kategorie D: Nicht wichtig, nicht dringend

Wenn diese Aufgaben nicht abgearbeitet werden, passiert nichts Außergewöhnliches. Sie sind nicht überlebensnotwendig. Zu ihnen gehört z.B. Kleiderschrank aufräumen. Das ist ganz nett, wenn es gemacht wird, aber muss nicht sofort passieren. Je nach allgemeinem Arbeitspensum, kann man diese Aufgaben erstmal streichen oder auf eine „Irgendwann-Liste“ setzen. Dann arbeitet man sie ab, wenn wieder mehr Zeit ist.

Kommen wir auf Schritt 3 – Die Abarbeitung – vom Anfang zurück. Aufgaben der Kategorie A müssen zeitnah erledigt werden, Kategorie B sollte mit klaren Deadlines geplant werden, Kategorie 3 eventuell an andere abgeben oder zwischenschieben und Aufgaben der Kategorie D auf eine Irgendwann-Liste setzen.

Um diese oder andere Methoden umzusetzen kann man Zettel und Stift, Apps oder PC-Programme nutzen. Da bietet die Welt viele verschiedene Möglichkeiten.

 

Die 1-3-5-Regel

Die 1-3-5-Regel ist eine andere Methode, mit einem weniger großen System hinter. Hier geht es eher um Zeit/Energie, die beim Abarbeiten der Aufgaben verwendet wird. Die Zahlen stehen für die Anzahl der Aufgaben der jeweilen Kategorie auf den Tagesplan kommen.

1: Die größte/komplizierteste/anstrengendste Aufgabe

Sie wird möglichst ohne Kompromiss als erstes erledigt. Das macht ein schönes Gefühl, weil ein großer Brocken geschafft ist und man noch nicht so viel Energie des Tages bei anderen Aufgaben verschwendet hat.

3: mittelgroße Aufgaben

Diese Aufgaben sind wichtig, aber machbar und nicht ganz so komplex. Sie werden direkt im Anschluss erledigt.

5: kleine und wichtige Aufgaben

Dazu zählen Müll rausbringen, Wäsche aufhängen und Telefonate führen, die man schon eine Weile vor sich herschiebt. Manches davon kann man gut in Pausen zwischendurch erledigen (z.B. Spülmaschine ausräumen). Manches sollte aber auch warten, bis alle anderen Aufgaben erledigt sind, weil man sich in ihnen verliert (z.B. Schreibtisch aufräumen).

Diese Methode soll bei Priorisierung helfen und lässt sich auch am Tag selbst einsetzen, wenn man feststellt, dass zu viele ToDos da sind. Als Grundlage braucht man hier ebenfalls wieder die große Liste aller Aufgaben, aus der man sich dann die Tagesziele raussucht und diese Stück für Stück abarbeitet. Häufig muss man dann gar nicht mehr so viel tun, weil vieles schon geschafft ist.

Persönliches Fazit

Die Methoden helfen auf jeden Fall, sich strukturierter mit unerledigten Aufgaben auseinanderzusetzen. Bei der Eisenhower-Matrix fiel es mir teilweise schwer, immer die richtigen Kategorien zu finden. Da hat dann das Bauchgefühl entschieden, welche Prio-Einordnung es gab. Die 1-3-5-Regel hat mich unterstützt, den zeitlichen oder energietechnischen Aufwand hinter den ToDos besser einzuschätzen. Auch wenn ich mich selten komplett konsequent an die Methoden gehalten habe, hatte ich das Gefühl, sinnvoller alles abzuarbeiten. Statt mich blind auf den Berg an Aufgaben zu werfen, habe ich mich näher damit auseinandergesetzt, was hinter den Stichpunkten genau steht. Manche Sachen lassen sich dann erstaunlich schnell abarbeiten und hinter anderen steckt mehr Arbeit als anfangs erwartet. So sind aus meinen bunten Anfängen von Listen deutlich strukturiertere Dokumente geworden. Ich habe nämlich auch festgestellt, dass mir Zettel und Stift helfen, alle Aufgaben zusammenzusammeln – aber am Ende ist ein digitales Dokument doch übersichtlicher, weil sich Sachen schneller verschieben und umordnen lassen.

Der Unterschied zwischen Eisenhower-Matrix und 1-3-5-Regel scheint zu sein, dass auch kleinere Aufgaben mehr relevante Beachtung finden. Allerdings kann es auch passieren, dass man manche großen und wichtigen Punkte dann ein bisschen aus den Augen verliert. Ich habe beides noch nicht lang genug ausprobiert, um perfekt berichten zu können.

Im Endeffekt ist die Methode egal, solange das Zeitmanagement nicht vergessen wird. Also setz dich ran und leg los, auch wenn der Berg noch so riesig erscheint. Falls da aber mal gar keine Motivation ist, haben wir zu dem Thema neulich schon einen Beitrag hochgeladen. Schau da gern mal vorbei.
Wie anfangs angekündigt, kommt auch bald noch was zum Thema „Konzentriert arbeiten“. Denn nur ToDos sortieren, hilft leider nicht, auch wenn es schon mal ein großer Schritt in die richtige Richtung ist.

Um ToDo-Listen zu strukturieren, gibt es natürlich auch einige Apps und Programme. Wünscht ihr euch dazu eine Review oder wollt ihr euch lieber selbst auf die Suche nach dem passendsten Weg machen?
Gebt uns gern Feedback!

 

Inspiration u.a.:

Podcast „Endlich produktiv“ von Yasemin Kaymak, Instagram: @endlich.produktiv


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